Front Office
Front Office
Bagian-bagian yang ada
di Front Office
- Reservation
Tugasnya adalah
mengatur jadwal tamu yang melakukan resevasi yang akan menginap di
hotel.Penting bagi hotel untuk mempunyai petugas reservasi saat Tingkat
hunian (Occupancy) hotel sudah sangat tinggi. Dengan adanya petugas resevasi
ini, maka tingakt hunian hotel akan bisa di jaga tetap tinggi, selain juga bisa
mengatur jangan sampai ada tamu yang double book dalam melakukan reservasi.
- Reception
(bisa dirangkap dengan tugas reservation)
Bagian ini bertugas
untuk melakukan penyambutan pada tamu yang baru masuk hotel. Data dari tamu
yang akan di sampbut di peroleh dari petugas reservasi
- Cashier (bisa
dirangkap dengan tugas reception)
Mencatat keluar
masuknya keuangan yang berhubungan dengan pembayaran yang dilakukan tamu hotel
- Marketing (bisa
dirangkap dengan tugas reservation)
Melakukan penjualan
kamar dan penentuan harga kamar
- House
keeping
SOP berikutnya yang ingin kami bahas adalah
procedure pemesanan kamar (reservasi) oleh calon tamu dengan bantuan software Hotel
1.a.
Tamu memesan kamar melalui telephone atau internet atau travel agent, biasanya
disertai dengan transfer deposit (advance deposit)
1.b.
Petugas reservasi mencatat pesanan tamu tersebut dan mencatat deposit yang
sudah masuk
1.c.
Ketika tamu datang pada hari H nya petugas reservasi (reception) mencari data
yang sudah di masukkan (1.b.) kemudian memprosesnya menjadi posisi Check In di Hotel
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) CASHIER
Procedure penagihan kepada tamu yang dilakukan
(dicatat) oleh petugas kasir di dalam software Hotel.
 |
|||||||||
 |
 |
||||||||
 |
|||||||||
 |
|||||||||
1.Setiap Malam petugas EOD (Kasir Malam)
melakukan posting tagihan kamar yang secara otomatis masuk kedalam
masing-masing billingtamu.
2.Tamu
yang membayar deposit langsung di masukkan (dicatat) oleh petugas kasir ke
dalam billing tamu bersangkutan di program hotel
SOP berikutnya yang di bahas adalah Procedure
Check Out, procedure ini banyak di lakukan oleh petugas kasir, berikut
procedure nya dengan bantuan software Hotel
 |
|||||
 |
|||||
 |
|||||
 |
|||||
 |
 |
||||
- Tamu mendatangi petugas Front Office untuk check out
- Petugas reception atau petugas kasir menelpon
department house keeping untuk memberikan informasi bahwa kamar nomer
sekian check out,
- Petugas House keeping memeriksa kamar apakah ada
barang tamu yang tertinggal atau ada fasilitas hotel yang “terbawa” oleh
tamu
- Selain itu petugas kasir juga menelpone departemen
lain untuk memastikan tidak ada tagihan yang tertinggal (Restoran ,
Laundry dan lain-lain) jika ada maka petugas kasir akan memasukkan nya ke
dalam biling tamu
- Tamu membayar kekurangan tagihan kepada petugas kasir
- Petugas kasir menerima pembayaran sekalgus mencetak
biling tamu di program Hotel untuk di berikan kepada tamu
SOP berikutnya yang ingin kami bahas adalah
procedure yang dijalankan di departemen house keeping. didalam hotel , departement
house keeping juga bagian yang ikut terkomputerisasi , berikut penjelasannya
1.a.
Data Status kamar apakah kotor atau bersih di dalam Hotel sudah terupdate
secara otomatis, saat petugas kasir dan petugas EOD (Kasir malam) menjalankan
tugasnya di hotel
|
2.a.
Data status Kamar yang sudah otomatis terupdate tadi (1.a.) di
cetak oleh house keeping manager.2.b.
Hasil cetakan (2.a.) diberikan kepada petugas House keeping untuk di jadikan
acuan kamar mana saja
yang harus di bersihkan
Sop tentang procedure check in
Dengan menggunakan
program hotel, berikut SOP yang bisa dijalankan
1.a.
Petugas Reception (yang biasanya merangkap petugas reservasi) menerima
tamu yang baru datang. Setelah kamar (yang tersedia) sudah di pilih oleh
tamu, maka tamu menyerahkan ID (KTP) Kepada petugas reception
1.b.
Kunci diserahkan dari petugas reception kepada room boy sekaligus untuk
diantarkan ke kamar yang dipilih
1.c.
Data kamar , nama dan identitas dari ID (KTP) tamu di masukkan kedalam system
Tahukah Anda maksud
dari Cash Basis dan Accruel Basis ?.
Jika Anda seorang
staff accounting sebuah hotel, lebih lebih jika Anda seorang chief accounting
(CA), sebaiknya (dan mungkin seharusnya) Anda mengetahui maksud dari Cash Basis
dan Accruel Basis ini , karena istilah ini sangatlah lekat dengan metode perhitungan
pencatatan akuntansi di bisnis hotel
Secara bahasa
sederhananya istilah ini adalah sebagai berikut :
Cash Basis :
pendapatan atau biaya yang pengakuannya dilakukan saat terjadi pengeluaran atau
pemasukan kas, sedangkan
Accruel Basis :
Pendapatan atau biaya yang pengakuannya dilakukan saat transaksi itu terjadi,
meskipun belum menerima atau mengeluarkan kas
Kita ambil contoh
adalah cara membukukan pendapatan kamar Misal Mr John menginap selama 3 malam
di hotel kita yaitu mulai tanggal 3 sampai dengan tanggal 6. dimana pembayaran
biasanya di lakukan pada saat dia meninggalkan hotel (Check Out)
STANDARD OPERATING PROCEDURE
(SOP) HOUSE KEEPING
SOP berikutnya yang ingin kami
bahas adalah procedure yang dijalankan di departemen house keeping , departement
house keeping juga bagian yang ikut terkomputerisasi , berikut penjelasannya:
 |
|||
 |
|||
 |
1.a.
Data Status kamar apakah kotor atau bersih di dalam Armadillo Hotel sudah
terupdate secara otomatis, saat petugas kasir dan petugas Kasir malam
menjalankan tugasnya.
2.a.
Data status Kamar yang sudah otomatis terupdate tadi (1.a.) di
cetak oleh house keeping manager.
2.b.
Hasil cetakan (2.a.) diberikan kepada
petugas House keeping untuk di jadikan acuan kamar mana saja yang harus di
bersihkan
3.a.
Petugas house keeping membersihkan kamar sesuai dengan informasi yang ada
3.b.
petugas hosue keeping, memberi paraf dan keterangan mengenai kamar-kamar mana
saja yang sudah di bersihkan
3.c.
setelah selesai catatan di berikan lagi ke house keeping manager
4.a.
House keeping manager mengupdate status kamar menjadi “bersih” sehingga petugas
reception bisa langsung menjual kamar tersebut
Food & Beverage
Pelayanan di Restaurant
Taking Order
1.Permintaan tamu akan akan
minuman dan makanan
2.Melayani pelanggan sesuai
dengan tata cara yang sesuai dengan urutan yang semestinya.
3.Aktivitas diteruskan ke proses
produksi Penyiapan Makanan dan Minuman berdasarkan Captain Order
4,Captain order terisi
sesuai permintaan tamu.
5.Captain order
terdistribusi ke bagian terkait
6.Lama mengambil pesanan 5-7
menit
7.Captain order yang digunakan
3 copy (carbonized); I. ke kitchen, II. Ke cashier, III. Ke Admin F&B
sebgai control internal.
Peninjauan alat makan
1.Menginput permintaan tamu yang telah tertulis pada Captain Order.
2.Mengecheck antara jenis makanan yang dipesan dengan alat makan yang
terdapat di meja pelanggan.
3.Jika sesuai maka dilanjutkan ke proses penyajian (tanpa adjustment)
4.Jika tidak sesuai dengan makanan yang dipesan, maka dilakukan
adjustment.
5.Kesesuaian alat makan dengan makanan yang dipesan.
Penyajian makanan
1.Makanan siap disajikan
2.Makanan diambil dari kitchen
3.Menyajikan ke meja tamu sesuai dengan tata cara yang berlaku.
4.Makanan tersaji di meja tamu dan siap disantap.
5.Durasi maksimum 3 menit dari saat pengambilan di kitchen.
6.Penempatan tepat di depan tamu yang memesan.
7.Dilakukan sesuai dengan dokumen yang terkait.
Penyelesaian Pembayaran
1.Permintaan tamu
2.Mengambil bill dari kasir untuk ditempatkan di meja diatas meja tamu
(bill holder), untuk diperiksa tamu sebelum menyelesaikan pembayarannya.
3.Proses pembayaran selesai.
4.Kesesuaian item dengan bill dan captain order
5.Pembayaran sesuai dengan jumlah nominal yang tertulis di bill
Pelayanan Room Service
Taking order
1.Menerima permintaan tamu yang memesan makanan atau minuman.
2.Lakukan konfirmasi ulang tentang pemesanan yang diminta.
3.Melayani tamu sesuai dengan tata cara yang terdapat dalam urutan
pelayanan.
4.Aktifitas diteruskan ke bagian proses produksi penyiapan makanan
berdasarkan Captain Order.
5.Captain Order terdistribusi ke bagian terkait.
6.Lama mengambil makanan dan minuman 3-7 menit.
7. Untuk memastikan efektifitas Captain Order, order ditulis lengkap
bersama nomor bill nya, nomor kamar, nama tamu, dan jam diterimanya order.
Informasi yang sama juga disalin di Control Order Book.
8.Captain Order yang digunakan 3 copy (cabonized); I. Untuk Kitchen, II.
Untuk Cashier, III.Untuk admin F&B sebagai control internal.
Persiapan Pengantaran
1.Kesiapan makanan
2.Mempersiapkan alat bantu F&B (untuk makan) sesuai pesanan dan mencatat
pesanan pada order control
3.Mengambil bill dari kasir
4.Mengambil makanan dan minuman ke bagian produksi
5.Alat bantu sesuai dengan yang dipesan
6.Bill sesuai dengan yang tercantum dalam Captain Order
7.Makanan sesuai dengan yang dipesan
Penyajian
1.Alat bantu F&B (alat makan) siap digunakan
2.Bill sesuai dengan Captain Order
3.Makanan siap antar
4.Pengantaran ke kamar hotel di mana tamu menginap dengan tata cara yang
telah ditentukan
5.Dilanjutkan dengan penanganan pembayaran
6.Makanan dan minuman tersaji dengan standard yang telah ditentukan
7.Makanan dan minuman tersaji di meja kamar tamu
8.Bill ditandatangani atau di bayar kontan oleh tamu,selanjutnya di
posting di Restaurant Bar Cashier (RBC)
Clear Up
1.Informasi pada order control atau staff housekeeping
2.Melakukan clear up
3.Memberi status Clear Up pada Order Control
4.Meneruskan ke bagian steward untuk dibersihkan
5.Peralatan sesuai dengan jumlah dan jenis yang diantar
6.Clear up dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan
Baiklah, sebelum kita
membahas lebih jauh, terlebih dahulu saya akan sedikit memberikan gambaran
mengenai mekanisme alur persediaan yang ada di sebuah bisnis hotel.
Seperti kita ketahui,
selain menyewakan kamar, biasanya sebuah bisnis hotel juga terdapat restoran
atau rumah makan yang menyediakan berbagai menu untuk para tamu hotel, baik itu
yang di hidangkan di restoran, maupun yang di pesan melalui room service.
Makanan yang di
sajikan di restoran tersebut , tentunya akan di masak terlebih dahulu di dapur
(kitchen), nah dari sinilah persedian di butuhkan untuk membuat sebuah menu
makanan. Artinya di dalam kitchen harus sudah ada persediaan yang selalu
tersedia untuk siap di buat masakan. Untuk itu maka di dalam kitchen bisa di
asumsikan sebagai sebuah gudang sementara sebelum persediaan itu di masak.
Semisal kita sebut gudang ini sebagai gudang 1 (satu) atau gudang dapur
Kemudian mengenai bagian-bagian yang ada di back office,
tentunya tentang bagian Purchashing (Pembelian). Nah, menurut Anda, saat
terjadi purchasing , apakah persediaan yang di beli langsung di taruh di dapur
(kitchen)? Tentu tidak kan. Karena jika di taruh di kitchen tentu saja akan
sangat ribet, lagi pula barang-barang yang di beli tidak semua untuk keperluan
dapur, akan tetapi bisa juga untuk keperluan kamar (House Keeping).
Pembelian persediaan
yang di lakukan oleh bagian purchasing akan di masukkan ke dalam sebuah gudang
tersendiri, di sini kita namakan gudang utama (Main Store)
Nah sekarang kita
mempunyai dua gudang yaitu
- Gudang utama dan
- Gudang dapur ( atau nanti kita sebut Kitchen saja)
Setelah Anda paham
akan maksud dari dua gudang ini, sekarang saya akan menjelaskan mengenai posisi
persediaan yang ada di masing –masing gudang di dalam kaitanya dengan laporan
neraca.
Persediaan di gudang
utama di dalam laporan neraca masuk dalam kategori aktiva (harta) sedangkan
gudang dapur tidak di akui di dalam neraca, karena barang, barang yang sudah
ada di dapur sudah di anggap sebagai biaya, oleh karena itu persediaan yang di
dapur , tidak boleh terlalu banyak, karena akan terlihat biaya yang sangat
besar.
Akan tetapi sebenarnya
meskipun persediaan di dapur bannyak, kita bisa saja membaliknya lagi di dalam
laporan neraca sebagai persediaan lagi dengan cara sebagai berikut, saat akan
membuat laporan neraca, kita melakukan stock opname pada persediaan yang ada di
gudang dapur, kemudaian hasil nilai yang kita dapat, kita balik lagi menjadi
persediaan dengan jurnal sebagai berikut
Persediaan
xxxx
Biaya
xxxx
Sehingga persediaan
nya bertambah dan biayanya berkurang
