STANDARD OPERATION PROCEDURES

Front Office

Front Office

Bagian-bagian yang ada di Front Office

-          Reservation

Tugasnya adalah mengatur jadwal tamu yang melakukan resevasi yang  akan menginap di hotel.Penting  bagi hotel untuk mempunyai petugas reservasi saat Tingkat hunian (Occupancy) hotel sudah sangat tinggi. Dengan adanya petugas resevasi ini, maka tingakt hunian hotel akan bisa di jaga tetap tinggi, selain juga bisa mengatur jangan sampai ada tamu yang double book dalam melakukan reservasi.

-          Reception (bisa dirangkap dengan tugas reservation)

Bagian ini bertugas untuk melakukan penyambutan pada tamu yang baru masuk hotel. Data dari tamu yang akan di sampbut di peroleh dari petugas reservasi

-          Cashier (bisa dirangkap dengan tugas reception)

Mencatat keluar masuknya keuangan yang berhubungan dengan pembayaran yang dilakukan tamu hotel

-          Marketing (bisa dirangkap dengan tugas reservation)

Melakukan penjualan kamar dan penentuan harga kamar

-          House keeping  

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) RESERVASI (PEMESANAN KAMAR)

SOP berikutnya yang ingin kami bahas adalah procedure pemesanan kamar (reservasi) oleh calon tamu dengan bantuan software Hotel

1.a.         Tamu memesan kamar melalui telephone atau internet atau travel agent, biasanya disertai dengan transfer deposit (advance deposit)

1.b.        Petugas reservasi mencatat pesanan tamu tersebut dan mencatat deposit yang sudah masuk

1.c.         Ketika tamu datang pada hari H nya petugas reservasi (reception) mencari data yang sudah di masukkan (1.b.) kemudian memprosesnya menjadi posisi Check In di Hotel

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) CASHIER

 Procedure penagihan kepada tamu yang dilakukan (dicatat) oleh petugas kasir di dalam software Hotel.

                                              

 

1.Setiap Malam petugas EOD (Kasir Malam) melakukan posting tagihan kamar yang secara otomatis masuk kedalam masing-masing billingtamu.

2.Tamu yang membayar deposit langsung di masukkan (dicatat) oleh petugas kasir ke dalam billing tamu bersangkutan di program hotel

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) TAMU CHECK OUT

SOP berikutnya yang di bahas adalah Procedure Check Out, procedure ini banyak di lakukan oleh petugas kasir, berikut procedure nya dengan bantuan software Hotel

 

 

                                                                                                 

1. Tamu mendatangi petugas Front Office untuk check out
2. Petugas reception atau petugas kasir menelpon department house keeping untuk memberikan informasi bahwa kamar nomer sekian check out,
• Petugas House keeping memeriksa kamar apakah ada barang tamu yang tertinggal atau ada fasilitas hotel yang “terbawa” oleh tamu
• Selain itu petugas kasir juga menelpone departemen lain untuk memastikan tidak ada tagihan yang tertinggal (Restoran , Laundry dan lain-lain) jika ada maka petugas kasir akan memasukkan nya ke dalam biling tamu
3. Tamu membayar kekurangan tagihan kepada petugas kasir
4. Petugas kasir menerima pembayaran sekalgus mencetak biling tamu di program Hotel untuk di berikan kepada tamu

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) HOUSE KEEPING

SOP berikutnya yang ingin kami bahas adalah procedure yang dijalankan di departemen house keeping. didalam hotel , departement house keeping juga bagian yang ikut terkomputerisasi , berikut penjelasannya

1.a.         Data Status kamar apakah kotor atau bersih di dalam Hotel sudah terupdate secara otomatis, saat petugas kasir dan petugas EOD (Kasir malam) menjalankan tugasnya di  hotel

2.a.         Data status Kamar  yang sudah otomatis terupdate tadi (1.a.)  di cetak oleh house keeping manager.2.b.        Hasil cetakan (2.a.) diberikan kepada petugas House keeping untuk di jadikan

acuan kamar mana saja yang harus di bersihkan

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) TAMU CHECK IN / WALK IN

Sop tentang  procedure check in

Dengan menggunakan program hotel, berikut SOP yang bisa dijalankan

1.a.         Petugas Reception (yang biasanya merangkap  petugas reservasi) menerima tamu yang baru datang.  Setelah kamar (yang tersedia) sudah di pilih oleh tamu, maka tamu menyerahkan ID (KTP) Kepada petugas reception

 

1.b.        Kunci diserahkan dari petugas reception kepada room boy sekaligus untuk diantarkan ke kamar yang dipilih

1.c.         Data kamar , nama dan identitas dari ID (KTP) tamu di masukkan kedalam system

MENGENAL CASH BASIS DAN ACCRUEL BASIS

Tahukah Anda maksud dari Cash Basis dan Accruel Basis ?.

Jika Anda seorang staff accounting sebuah hotel, lebih lebih jika Anda seorang chief accounting (CA), sebaiknya (dan mungkin seharusnya) Anda mengetahui maksud dari Cash Basis dan Accruel Basis ini , karena istilah ini sangatlah lekat dengan metode perhitungan pencatatan akuntansi di bisnis hotel

Secara bahasa sederhananya istilah ini adalah sebagai berikut :

Cash Basis : pendapatan atau biaya yang pengakuannya dilakukan saat terjadi pengeluaran atau pemasukan kas, sedangkan

Accruel Basis : Pendapatan atau biaya yang pengakuannya dilakukan saat transaksi itu terjadi, meskipun belum menerima atau mengeluarkan kas

Kita ambil contoh adalah cara membukukan pendapatan kamar Misal Mr John menginap selama 3 malam di hotel kita yaitu mulai tanggal 3 sampai dengan tanggal 6. dimana pembayaran biasanya di lakukan pada saat dia meninggalkan hotel (Check Out)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) HOUSE KEEPING

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) HOUSE KEEPING

SOP berikutnya yang ingin kami bahas adalah procedure yang dijalankan di departemen house keeping , departement house keeping juga bagian yang ikut terkomputerisasi , berikut penjelasannya:

 

 

1.a.         Data Status kamar apakah kotor atau bersih di dalam Armadillo Hotel sudah terupdate secara otomatis, saat petugas kasir dan petugas Kasir malam menjalankan tugasnya.

2.a.         Data status Kamar  yang sudah otomatis terupdate tadi (1.a.)  di cetak oleh house keeping manager.

2.b.        Hasil cetakan (2.a.) diberikan kepada petugas House keeping untuk di jadikan acuan kamar mana saja yang harus di bersihkan

3.a.         Petugas house keeping membersihkan kamar sesuai dengan informasi yang ada

3.b.        petugas hosue keeping, memberi paraf dan keterangan mengenai kamar-kamar mana saja yang sudah di bersihkan

3.c.         setelah selesai catatan di berikan lagi ke house keeping manager

4.a.         House keeping manager mengupdate status kamar menjadi “bersih” sehingga petugas reception bisa langsung menjual kamar tersebut

Food & Beverage

Pelayanan di Restaurant

Taking Order

1.Permintaan tamu akan akan minuman dan makanan

2.Melayani pelanggan sesuai dengan tata cara yang sesuai dengan urutan yang semestinya.

3.Aktivitas diteruskan ke proses produksi Penyiapan Makanan dan Minuman berdasarkan Captain Order

4,Captain order terisi sesuai permintaan tamu.

5.Captain order terdistribusi ke bagian terkait

6.Lama mengambil pesanan 5-7 menit

7.Captain order yang digunakan 3 copy (carbonized); I. ke kitchen, II. Ke cashier, III. Ke Admin F&B sebgai control internal.

Peninjauan alat makan

1.Menginput permintaan tamu yang telah tertulis pada Captain Order.

2.Mengecheck antara jenis makanan yang dipesan dengan alat makan yang terdapat di meja pelanggan.

3.Jika sesuai maka dilanjutkan ke proses penyajian (tanpa adjustment)

4.Jika tidak sesuai dengan makanan yang dipesan, maka dilakukan adjustment.

5.Kesesuaian alat makan dengan makanan yang dipesan.

Penyajian makanan

1.Makanan siap disajikan

2.Makanan diambil dari kitchen

3.Menyajikan ke meja tamu sesuai dengan tata cara yang berlaku.

4.Makanan tersaji di meja tamu dan siap disantap.

5.Durasi maksimum 3 menit dari saat pengambilan di kitchen.

6.Penempatan tepat di depan tamu yang memesan.

7.Dilakukan sesuai dengan dokumen yang terkait.

Penyelesaian Pembayaran

1.Permintaan tamu

2.Mengambil bill dari kasir untuk ditempatkan di meja diatas meja tamu (bill holder), untuk diperiksa tamu sebelum menyelesaikan pembayarannya.

3.Proses pembayaran selesai.

4.Kesesuaian item dengan bill dan captain order

5.Pembayaran sesuai dengan jumlah nominal yang tertulis di bill

Pelayanan Room Service

Taking order

1.Menerima permintaan tamu yang memesan makanan atau minuman.

2.Lakukan konfirmasi ulang tentang pemesanan yang diminta.

3.Melayani tamu sesuai dengan tata cara yang terdapat dalam urutan pelayanan.

4.Aktifitas diteruskan ke bagian proses produksi penyiapan makanan berdasarkan Captain Order.

5.Captain Order terdistribusi ke bagian terkait.

6.Lama mengambil makanan dan minuman 3-7 menit.

7. Untuk memastikan efektifitas Captain Order, order ditulis lengkap bersama nomor bill nya, nomor kamar, nama tamu, dan jam diterimanya order. Informasi yang sama juga disalin di Control Order Book.

8.Captain Order yang digunakan 3 copy (cabonized); I. Untuk Kitchen, II. Untuk Cashier, III.Untuk admin F&B sebagai control internal.

Persiapan Pengantaran

1.Kesiapan makanan

2.Mempersiapkan alat bantu F&B (untuk makan) sesuai pesanan dan mencatat pesanan pada order control

3.Mengambil bill dari kasir

4.Mengambil makanan dan minuman ke bagian produksi

5.Alat bantu sesuai dengan yang dipesan

6.Bill sesuai dengan yang tercantum dalam Captain Order

7.Makanan sesuai dengan yang dipesan

Penyajian

1.Alat bantu F&B (alat makan) siap digunakan

2.Bill sesuai dengan Captain Order

3.Makanan siap antar

4.Pengantaran ke kamar hotel di mana tamu menginap dengan tata cara yang telah ditentukan

5.Dilanjutkan dengan penanganan pembayaran

6.Makanan dan minuman tersaji dengan standard yang telah ditentukan

7.Makanan dan minuman tersaji di meja kamar tamu

8.Bill ditandatangani atau di bayar kontan oleh tamu,selanjutnya di posting di Restaurant Bar Cashier (RBC)

Clear Up

1.Informasi pada order control atau staff housekeeping

2.Melakukan clear up

3.Memberi status Clear Up pada Order Control

4.Meneruskan ke bagian steward untuk dibersihkan

5.Peralatan sesuai dengan jumlah dan jenis yang diantar

6.Clear up dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan

MENCATAT PENGGUNAAN PERSEDIAAN DARI GUDANG KE KITCHEN

Baiklah, sebelum kita membahas lebih jauh, terlebih dahulu saya akan sedikit memberikan gambaran mengenai mekanisme alur persediaan yang ada di sebuah bisnis hotel.

Seperti kita ketahui, selain menyewakan kamar, biasanya sebuah bisnis hotel juga terdapat restoran atau rumah makan yang menyediakan berbagai menu untuk para tamu hotel, baik itu yang di hidangkan di restoran, maupun yang di pesan melalui room service.

Makanan yang di sajikan di restoran tersebut , tentunya akan di masak terlebih dahulu di dapur (kitchen), nah dari sinilah persedian di butuhkan untuk membuat sebuah menu makanan. Artinya di dalam kitchen harus sudah ada persediaan yang selalu tersedia untuk siap di buat masakan. Untuk itu maka di dalam kitchen bisa di asumsikan sebagai sebuah gudang sementara sebelum persediaan itu di masak. Semisal kita sebut gudang ini sebagai gudang 1 (satu) atau gudang dapur

Kemudian  mengenai bagian-bagian yang ada di back office, tentunya tentang bagian Purchashing (Pembelian). Nah, menurut Anda, saat terjadi purchasing , apakah persediaan yang di beli langsung di taruh di dapur (kitchen)? Tentu tidak kan. Karena jika di taruh di kitchen tentu saja akan sangat ribet, lagi pula barang-barang yang di beli tidak semua untuk keperluan dapur, akan tetapi bisa juga untuk keperluan kamar (House Keeping).

Pembelian persediaan yang di lakukan oleh bagian purchasing akan di masukkan ke dalam sebuah gudang tersendiri, di sini kita namakan gudang utama (Main Store)

Nah sekarang kita mempunyai dua gudang yaitu

• Gudang utama dan
• Gudang dapur ( atau nanti kita sebut Kitchen saja)

Setelah Anda paham akan maksud dari dua gudang ini, sekarang saya akan menjelaskan mengenai posisi persediaan yang ada di masing –masing gudang di dalam kaitanya dengan laporan neraca.

Persediaan di gudang utama di dalam laporan neraca masuk dalam kategori aktiva (harta) sedangkan gudang dapur tidak di akui di dalam neraca, karena barang, barang yang sudah ada di dapur sudah di anggap sebagai biaya, oleh karena itu persediaan yang di dapur , tidak boleh terlalu banyak, karena akan terlihat biaya yang sangat besar.

Akan tetapi sebenarnya meskipun persediaan di dapur bannyak, kita bisa saja membaliknya lagi di dalam laporan neraca sebagai persediaan lagi dengan cara sebagai berikut, saat akan membuat laporan neraca, kita melakukan stock opname pada persediaan yang ada di gudang dapur, kemudaian hasil nilai yang kita dapat, kita balik lagi menjadi persediaan dengan jurnal sebagai berikut

Persediaan     xxxx

Biaya                      xxxx

Sehingga persediaan nya bertambah dan biayanya berkurang